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Cómo configurar CFDI 4.0 en Business Central México: PAC, certificados, catálogos del SAT, timbrado, complemento de pago y cancelación
Guía técnica de la localización mexicana de Business Central: alta del PAC y su entorno, certificado de sello digital, catálogos del SAT, campos obligatorios en clientes y productos, timbrado desde la factura, complemento de pago, cancelación con motivo y sustitución, y los errores más frecuentes del SAT.
Respuesta corta: la facturación electrónica mexicana (CFDI 4.0) está incluida en la localización de Microsoft para México: no necesitas un complemento de terceros para timbrar. El sistema genera el XML conforme al Anexo 20, lo firma con tu Certificado de Sello Digital (CSD), lo envía a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) que tú contratas y configuras, y recibe de vuelta el CFDI timbrado con su UUID. Lo mismo para el complemento de pago y la cancelación con motivo. El software no necesita autorización del SAT — la necesita el PAC. Lo que sí necesitas es configurar bien tres cosas: el PAC, los catálogos del SAT y los campos obligatorios en clientes y artículos. Aquí está el proceso completo y los errores que devuelve el SAT cuando algo falta.
0. Lo que necesitas antes de empezar
- Business Central con localización México (la empresa creada con la localización MX; no se cambia después).
- RFC de tu empresa con e.firma vigente.
- Certificado de Sello Digital (archivos
.cery.keycon su contraseña), emitido por el SAT para facturar. No es la e.firma: es el certificado específico de sellado. - Contrato con un PAC autorizado por el SAT, con sus credenciales de prueba y de producción. El PAC es quien timbra; Business Central se conecta a su servicio.
- Régimen fiscal de tu empresa según el catálogo del SAT, y el código postal del domicilio fiscal (obligatorio en CFDI 4.0 como "lugar de expedición").
1. Configuración general: PAC y certificado
Busca Configuración de contabilidad → FastTab Facturación electrónica (en versiones recientes puede estar en una página propia, Configuración de facturación electrónica):
- Entorno PAC:
Pruebamientras validas,Produccióncuando timbres de verdad. Todo lo que timbres en prueba no tiene validez fiscal. - Código PAC: el proveedor que has contratado. Se dan de alta en Proveedores PAC con sus detalles de servicio web: las URL de Solicitar timbre y Cancelar que te entrega el PAC, con usuario y contraseña o token.
- Certificado SAT: sube el
.cery el.keydel CSD y su contraseña. Si tu CSD caduca (duran cuatro años), todo deja de timbrar ese día — apunta la fecha. - CFDI habilitado: actívalo cuando lo anterior esté completo.
- Código postal y régimen fiscal de la empresa en Información de la empresa.
Prueba la conexión timbrando una factura de un peso en el entorno de prueba antes de pasar a producción.
2. Catálogos del SAT
CFDI 4.0 valida cada valor contra los catálogos del SAT. Business Central los trae como tablas que puedes importar y actualizar (el SAT los actualiza periódicamente; en 2026 ha habido cambios). Los que tienes que tener completos:
| Catálogo | Dónde se usa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Clasificación SAT (ClaveProdServ) | Cada artículo y recurso | 43211500 Computadoras |
| Unidad de medida SAT (ClaveUnidad) | Cada artículo | H87 Pieza, KGM Kilogramo |
| Uso del CFDI | Cada cliente / factura | G03 Gastos en general, S01 Sin efectos fiscales |
| Régimen fiscal | Empresa y cada cliente | 601 General de Ley Personas Morales, 612 Personas físicas con actividades empresariales |
| Forma de pago | Facturas y pagos | 01 Efectivo, 03 Transferencia, 99 Por definir |
| Método de pago | Facturas | PUE Pago en una exhibición, PPD Pago en parcialidades o diferido |
| Tipo de relación | Notas de crédito, sustituciones | 01 Nota de crédito de documentos relacionados, 04 Sustitución |
| Objeto de impuesto | Cada línea | 01 No objeto, 02 Sí objeto |
| Exportación | Cada CFDI | 01 No aplica, 02 Definitiva |
Busca Catálogos SAT para verlos e importarlos. Un valor que no esté en el catálogo vigente es rechazo seguro.
3. Clientes: los campos que el SAT exige
En cada ficha de cliente, FastTab de facturación electrónica:
- RFC (13 caracteres personas físicas, 12 morales;
XAXX010101000para público en general). - Régimen fiscal SAT — obligatorio en 4.0, y tiene que ser coherente con el RFC (una persona física no puede llevar régimen 601).
- Uso del CFDI por defecto.
- Código postal del domicilio fiscal del cliente — en 4.0 es obligatorio y debe coincidir exactamente con el registrado en el SAT. Es el error número uno de rechazo desde que entró 4.0.
- Nombre o razón social también debe coincidir con el SAT, sin el régimen societario (sin "S.A. de C.V."). Otro rechazo clásico.
4. Artículos
En cada artículo: Clasificación SAT y Unidad de medida SAT. Sin ellos, el XML no se genera. Para catálogos grandes, se asignan por familia con un paquete de configuración; hacerlo a mano en 5.000 referencias no es una opción.
5. Timbrar una factura
Registra la factura de venta como siempre. En la factura registrada:
- Acciones → Facturación electrónica → Solicitar timbre. Business Central genera el XML, lo sella con tu CSD y lo envía al PAC.
- Si el PAC lo acepta, la factura muestra Estado del documento electrónico = Timbrado, con UUID, fecha de certificación y el sello del SAT. Esa es la factura fiscalmente válida.
- Exportar documento electrónico te da el XML; Imprimir genera la representación impresa con el QR y las cadenas originales.
- Enviar lo manda por correo al cliente con XML y PDF.
Si necesitas timbrar en lote, la acción existe desde la lista de facturas registradas.
6. Complemento de pago
Si la factura se emitió con método PPD (pago diferido), cada cobro posterior exige un complemento de recepción de pagos. En Business Central:
- Registra el cobro con el diario de cobros, aplicándolo a la factura.
- En Movimientos de cliente, sobre el movimiento de pago: Solicitar timbre. Se genera y timbra el complemento con el UUID de la factura relacionada, el importe pagado y el saldo.
Regla práctica: si cobras al contado o el mismo mes, emite con PUE y evita el complemento; si cobras a plazo, PPD y complemento por cada cobro. Elegir PUE y cobrar a 60 días es un error habitual que obliga a cancelar y reemitir.
7. Cancelación con motivo (y sustitución)
Desde 2022 la cancelación exige motivo:
| Clave | Motivo | Cuándo |
|---|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación | Vas a emitir uno nuevo que sustituye al cancelado: primero emite el nuevo con relación 04, luego cancela el viejo indicando el UUID del sustituto |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación | Error sin sustituto |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | La venta no ocurrió |
| 04 | Operación nominativa relacionada en factura global | Casos de público en general |
En la factura registrada: Cancelar CFDI, elige el motivo y, si es 01, el UUID de sustitución. El PAC lo envía al SAT. Si el receptor tiene que aceptar la cancelación (facturas de más de 1.000 pesos con más de 24 horas), el estado quedará En proceso hasta que acepte o pasen tres días.
8. Carta Porte
Si transportas mercancía propia o contratada, los traslados y ventas con transporte requieren el complemento Carta Porte (versión 3.1 vigente). Business Central lo genera desde el envío de venta o la orden de transferencia con los datos de transporte: vehículo, operador, origen y destino con coordenadas, mercancías con clave SAT y peso. Configúralo en Configuración de transporte y en cada envío antes de timbrar. Es donde más datos maestros hacen falta; empieza por ahí si tu operación es logística.
Los errores del SAT que verás, y qué significan
| Código | Mensaje habitual | Causa y solución |
|---|---|---|
| CFDI40145 | Nombre del receptor no coincide con el RFC | Razón social distinta de la del SAT, o incluye el régimen societario. Corrige la ficha del cliente |
| CFDI40147 | Código postal del receptor no coincide | El CP del cliente no es el del domicilio fiscal en el SAT. Pídeselo (constancia de situación fiscal) |
| CFDI40140 | Régimen fiscal no válido para el RFC | Régimen incompatible con persona física/moral |
| CFDI40160 / 40170 | ClaveProdServ o ClaveUnidad no existe en catálogo | Catálogo desactualizado o clave errónea en el artículo |
| CFDI40119 | Uso del CFDI incompatible con el régimen | Ajusta el uso del CFDI del cliente |
| 301 / 302 | Sello mal formado o certificado no corresponde | CSD caducado, contraseña incorrecta o certificado de otro RFC |
| 402 | RFC del emisor no existe en LCO | Tu RFC no aparece en la lista del SAT; problema con tu situación fiscal, no con el software |
El patrón: casi todos los rechazos son datos maestros — cliente, artículo o catálogo — no configuración del sistema. Por eso la limpieza de fichas antes de activar CFDI es el trabajo que más rechazos evita.
Preguntas frecuentes
¿Necesito que el software esté certificado por el SAT? No. La certificación es del PAC. Business Central genera el XML conforme al Anexo 20 y el PAC lo valida y timbra. Más sobre esto y sobre otros países de Latinoamérica.
¿Qué PAC elegir? Cualquiera autorizado con API de timbrado; la lista está en el SAT. Business Central se conecta por servicio web, así que lo que importa es la fiabilidad del PAC y su precio por timbre.
¿Y la contabilidad electrónica y la DIOT? También están en la localización: catálogo de cuentas y balanza en XML para el SAT, y la DIOT generada desde los movimientos de proveedores. Se configuran aparte; este artículo cubre el CFDI.
¿Puedo timbrar desde un NAV antiguo? Las versiones antiguas de NAV México tenían CFDI 3.3, que ya no es válido. Es uno de los motivos más habituales de migración en México.
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