Bramvia — Business Central Experts
KSeF w Business Central: obowiązek już trwa — co zrobić, jeśli Twój system go nie obsługuje
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla dużych firm i od 1 kwietnia dla pozostałych. Mikrofirmy dołączają 1 stycznia 2027. Co to znaczy dla Twojego ERP, jak działa polska lokalizacja Business Central i co zrobić, jeśli pracujesz na starym systemie.
Krótka odpowiedź: Krajowy System e-Faktur już obowiązuje. Od 1 lutego 2026 faktury ustrukturyzowane wystawiają duże firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 — wszyscy pozostali przedsiębiorcy. Od lutego każda firma musi też odbierać faktury zakupowe przez KSeF, nawet ta, która jeszcze nie wystawia. Ostatni etap: 1 stycznia 2027 dla najmniejszych podatników (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie w okresie przejściowym). Jeśli pracujesz na Business Central online, KSeF obsługuje oficjalna polska lokalizacja Microsoft, aktualizowana wraz z systemem — to konfiguracja, nie projekt. Jeśli pracujesz na starym ERP bez aktualizacji, masz problem, który nie znika: faktura papierowa i PDF przestały wystarczać.
Harmonogram, bez niedomówień
| Data | Kogo dotyczy | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wszyscy przedsiębiorcy | Odbiór faktur zakupowych przez KSeF |
| 1 lutego 2026 | Duże firmy (sprzedaż brutto > 200 mln zł) | Wystawianie faktur ustrukturyzowanych |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy: MŚP, JDG, mikro | Wystawianie faktur w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 | Najmniejsi podatnicy | Okres przejściowy: limit 10 tys. zł miesięcznie |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsi podatnicy i wykluczeni cyfrowo | Pełny obowiązek |
Termin przesuwano trzykrotnie; ustawę podpisano 27 sierpnia 2025 i nie ma dziś przesłanek do kolejnego przesunięcia. Szczegóły potwierdź u swojego doradcy — to orientacja, nie porada podatkowa.
Czego KSeF wymaga od systemu
- Faktura ustrukturyzowana w XML zgodna ze schemą Ministerstwa Finansów — papier i PDF nie wystarczają.
- Wysyłka do KSeF i numer KSeF: każda faktura dostaje unikalny numer, który trzeba przechowywać i podawać przy korektach faktury pierwotnej.
- Numer KSeF w JPK_VAT z deklaracją.
- Odbiór faktur zakupowych z systemu — automatyczny, nie ręczny.
- Uwierzytelnienie (token, pieczęć kwalifikowana lub podpis) i zarządzanie uprawnieniami.
- Archiwizacja i śledzenie statusów: wysłana, przyjęta, odrzucona — z możliwością ponownej wysyłki.
Jak to działa w Business Central
Polska lokalizacja Business Central jest budowana i utrzymywana przez Microsoft, nie przez partnera. To istotna różnica handlowa: obsługa KSeF przychodzi z licencją i z aktualizacjami dwa razy w roku, a nie jako osobna subskrypcja, która może przestać być rozwijana.
W praktyce dla Twojej firmy oznacza to:
- Być na aktualnej wersji. W chmurze aktualizacje przychodzą same — nie ma projektu. W wersji on-premise musisz być na wersji, która KSeF zawiera.
- Skonfigurować, nie programować: uwierzytelnienie, tryb pracy, mapowanie danych na schemę, numeracja.
- Sprawdzić nietypowe przypadki fakturowania: korekty, zaliczki, faktury wewnętrzne, samofakturowanie, transakcje między spółkami. To one się psują, nie standardowa sprzedaż.
- Przetestować w sandboksie na prawdziwych fakturach przed pierwszym miesiącem obowiązku.
Jeśli Twoje faktury powstają z modyfikacji albo własnych szablonów, to moment, żeby je przejrzeć: numer KSeF i wysyłka muszą pochodzić ze standardowego przepływu.
A jeśli pracujesz na starym systemie?
Tu KSeF przestaje być konfiguracją, a staje się decyzją. Trzy drogi:
- Dedykowana modyfikacja starego ERP — możliwa, ale kosztowna, krucha i z terminem ważności, na produkcie, który się nie rozwija.
- Zewnętrzne narzędzie pomostowe — spełnia obowiązek, ale dzieli proces na dwa systemy i dwa źródła prawdy.
- Migracja do Business Central — rozwiązuje KSeF, JPK i to, co przyjdzie potem, jednym ruchem. Przewodnik po migracji z Comarch, z enova, z Subiekt GT albo z Dynamics NAV.
Licząc wstecz od terminu i odejmując 3-6 miesięcy projektu: jeśli jeszcze nie masz planu, data zapadła.
Most Polska–Hiszpania
Jeśli Twoja grupa ma spółki w Polsce i w Hiszpanii, obsługujemy obie lokalizacje — KSeF po stronie polskiej oraz SII, Verifactu i e-fakturę po hiszpańskiej — jednym zespołem, w jednym tenancie, z konsolidacją i rozliczeniami między spółkami. Jak to wygląda dla grupy kapitałowej.
Najczęstsze pytania
Czy termin KSeF może się jeszcze przesunąć? Ustawa została podpisana i etapy lutowy oraz kwietniowy już weszły w życie. Nie ma dziś podstaw do kolejnego przesunięcia.
Czy muszę odbierać faktury w KSeF, jeśli jeszcze nie wystawiam? Tak. Obowiązek odbioru objął wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 — to punkt, który wiele firm przeoczyło.
Czy Business Central obsługuje KSeF bez dodatkowej aplikacji? Obsługa jest w oficjalnej polskiej lokalizacji Microsoft. Nietypowe procesy (samofakturowanie, złożone korekty) weryfikujemy w Twojej konfiguracji.
Co z JPK? Numer KSeF jest wymagany w JPK_VAT z deklaracją; lokalizacja to obsługuje.
Ile trwa wdrożenie samego KSeF? Na aktualnym Business Central: dni konfiguracji i testów. Na starym systemie: to nie konfiguracja, tylko projekt — i wtedy warto policzyć, czy nie taniej wyjdzie migracja.
Nie masz pewności, czy Twój system spełnia KSeF? Bezpłatna ocena, bez zobowiązań — odpowiadamy w 1 dzień roboczy.