Bramvia — Business Central Experts
La gestión de cobros es cómo una empresa se asegura de que sus clientes pagan a tiempo: riesgo, plazos, recordatorios, remesas y reclamación. El proceso paso a paso, los indicadores (periodo medio de cobro, antigüedad de saldos, morosidad), un ejemplo y cómo automatizarla.
Respuesta corta: la gestión de cobros es el proceso de decidir a quién vendes a crédito, en qué condiciones, y asegurarte de que paga a tiempo. Tiene cuatro momentos: antes de vender (análisis de riesgo y límite de crédito), al vender (condiciones claras en contrato y factura), después de vender (recordatorios, remesas y seguimiento) y cuando falla (bloqueo, reclamación, procedimiento monitorio, baja). Es la fuente de caja más barata que tiene una empresa: cada día que acortas el cobro es circulante que no tienes que pedir al banco. En México este proceso se llama cobranza; los indicadores, como el periodo medio de cobro, son idénticos.
El proceso
| Fase | Qué ocurre | Qué configurar |
|---|---|---|
| 1. Riesgo | Analizar al cliente antes de darle crédito | Informe comercial, límite de crédito por cliente |
| 2. Condiciones | Pactar forma y plazo de pago | Condiciones en contrato y en cada factura; máximo legal de 60 días entre empresas |
| 3. Facturación | Facturar pronto y bien | Facturar el día de la entrega: el error en factura es la primera causa de retraso |
| 4. Remesas y recordatorios | Cobrar al vencimiento | Remesas de recibos al banco; recordatorios antes y después del vencimiento |
| 5. Escalado | Llamada, bloqueo de pedidos, requerimiento | Bloqueo automático por impago o por exceso de riesgo |
| 6. Recobro | Reclamación, monitorio, baja | Política escrita de cuándo se da cada paso |
Los indicadores
Periodo medio de cobro (DSO) = (Saldo de clientes ÷ Ventas del periodo) × Días del periodo
Hueco de cobro = DSO − Plazo pactado
Caja inmovilizada por el hueco = (Ventas ÷ Días) × Hueco de cobro
% vencido = Saldo vencido ÷ Saldo total de clientes
Ratio de morosidad = Saldos dados de baja ÷ Ventas a crédito del periodo
Ejemplo resuelto: una empresa que factura 15 M€ al año, con 2,9 M€ de saldo de clientes y plazo pactado de 60 días:
DSO = 2,9 ÷ 15 × 365 = 71 días
Hueco = 71 − 60 = 11 días
Caja inmovilizada = (15.000.000 ÷ 365) × 11 = 452.000 €
452.000 € de tu caja financiando a clientes. Y si el plazo pactado fuera de 30 días, el hueco sería de 41 días: 1,68 M€.
La antigüedad de saldos
La herramienta básica: el saldo de clientes agrupado por días de retraso.
| Tramo | Acción habitual |
|---|---|
| No vencido | Nada, o aviso de cortesía antes del vencimiento |
| 1-30 días | Recordatorio por correo |
| 31-60 días | Segundo recordatorio y llamada |
| 61-90 días | Bloqueo de pedidos y requerimiento formal |
| Más de 90 | Reclamación, monitorio, provisión por insolvencia |
Revísala cada semana. Los clientes de la parte alta del tramo 31-60 son donde está la caja.
Cómo automatizarla
- Límites de crédito por cliente, con aviso o bloqueo cuando un pedido los supera.
- Recordatorios por niveles: correos automáticos a días fijos de retraso, cada uno más firme.
- Remesas de recibos y efectos generadas y enviadas al banco sin teclear, con la Cartera gestionando vencimientos, devoluciones y riesgo.
- Bloqueo automático cuando un cliente supera un umbral de impago, y desbloqueo automático cuando paga.
- Cuadro de mando de antigüedad y periodo medio de cobro que se actualiza solo.
Business Central hace los cinco. La Cartera española —remesas, efectos, confirming— es una de las especialidades que llevamos años desarrollando. Para la visión de futuro, está la previsión de tesorería a 13 semanas.
Preguntas frecuentes
¿Qué periodo medio de cobro es bueno? Depende del plazo pactado. Lo que importa es el hueco: por debajo de 10 días es sano; por encima de 20 pide actuar.
¿Dejo de servir a quien paga tarde? Un bloqueo automático con un umbral claro funciona mejor que decidir caso a caso: es coherente y saca la conversación incómoda del comercial.
¿Qué plazo máximo permite la ley? La Ley de morosidad fija 60 días entre empresas. Confírmalo con tu asesor para tu caso concreto.
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