Bramvia — Business Central Experts
Leer cada factura en PDF, comprobarla contra el pedido y contabilizarla se come horas cada semana. Cómo lo hace la IA, qué sigue revisando una persona, cuánto tiempo se ahorra y cómo empezar.
Respuesta corta: la IA lee la factura del proveedor en PDF (proveedor, fecha, importes, líneas e impuestos), la cuadra con el pedido y el albarán y deja la factura de compra preparada para revisar. La persona de administración ya no teclea: revisa las que tienen diferencias y aprueba. Con 300 facturas al mes y unos 6 minutos por factura tecleada, son unas 25 horas al mes que el equipo dedica a otra cosa.
Siguiente paso: prueba abajo cómo una factura en PDF se convierte en factura de compra, y calcula tu ahorro en la calculadora de horas con IA.
El problema: horas de tecleo y errores
Cada factura de proveedor pasa por varias manos: llega por email, alguien la abre, teclea proveedor, número, fecha, bases e IVA, busca el pedido, comprueba precios y cantidades y, si cuadra, la registra. Es trabajo repetitivo, lento a fin de mes y con errores que luego aparecen en la conciliación o en el SII.
Cómo lo hace la IA
- Recoge las facturas del buzón de proveedores, sin descargarlas a mano.
- Lee el PDF aunque cada proveedor tenga su formato: proveedor, número, fechas, líneas, bases e impuestos.
- Cuadra la factura con el pedido de compra y el albarán: precio, cantidad e importe.
- Prepara el borrador de factura de compra con la cuenta, la dimensión y el impuesto correctos.
- Marca las diferencias (precio distinto, cantidad no recibida, proveedor nuevo) para que una persona decida.
Qué sigue haciendo una persona
La IA propone; la persona aprueba. Las facturas que cuadran se revisan en segundos y las que no, se miran con calma. Nada se contabiliza sin que alguien lo valide, y queda registrado quién aprobó cada una.
En Business Central
Business Central incluye un agente de cuentas a pagar que lee las facturas en PDF y crea los borradores, disponible por fases según el país, además de la recepción de documentos electrónicos. Si el volumen es alto o el agente aún no está disponible en tu país, la lectura también se puede hacer con IA propia, sin consumo por factura. En los dos casos, el resultado es el mismo: el borrador en Business Central, listo para aprobar.
Cómo empezar
- Elige 3 o 4 proveedores con muchas facturas al mes.
- Mide cuánto se tarda hoy por factura.
- Automatiza esos proveedores durante un mes y compara.
- Amplía al resto cuando el porcentaje de facturas sin tocar sea alto.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con cualquier formato de factura? Con la mayoría de PDF, sí. Las facturas escaneadas en mala calidad o escritas a mano necesitan más revisión.
¿Y con la factura electrónica? Cuando llega en formato estructurado, todavía mejor: no hay que leer nada y el cuadre con el pedido es directo. Ver factura electrónica obligatoria.
¿Cuánto se ahorra? Depende del volumen y de cuántas facturas cuadran a la primera. Calcúlalo con tus cifras en la calculadora de horas con IA.
Relacionado: periodo medio de pago (DPO) y el cierre contable mensual: por qué tarda.
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