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Migrar de Aspel a Business Central: cuándo SAE y COI se quedan cortos, qué migra y cuánto cuesta
Aspel SAE, COI, NOI y Banco funcionan hasta que la empresa necesita varios almacenes, varias sociedades, producción o reportes que no salgan de Excel. Qué se lleva a Business Central, qué se archiva, cómo se conserva el CFDI y cuánto dura un proyecto típico en México.
Respuesta corta: Aspel es el sistema con el que crece media pyme mexicana, y hace bien su trabajo mientras la empresa es una sola razón social, con un almacén y facturación sencilla. Se queda corto cuando aparecen varias sucursales o almacenes con stock real, más de una razón social que consolidar, producción con listas de materiales, lotes y caducidades, o cuando dirección quiere ver el margen por cliente y solo puede hacerlo exportando SAE a Excel. Migrar a Business Central es un proyecto de 3 a 6 meses en el que los catálogos y saldos migran, el histórico se archiva y el CFDI 4.0 se sigue timbrando con tu PAC desde el primer día — con la localización mexicana de Microsoft, no con un complemento. Costo orientativo en México: desde 350.000 pesos para una empresa pequeña con procesos estándar.
Las señales de que Aspel se quedó corto
- Varios módulos que no hablan entre sí. SAE para ventas e inventario, COI para contabilidad, NOI para nómina, Banco para tesorería — con pólizas que se generan a mano o se importan con errores. Business Central es un solo sistema: la venta genera la póliza, la póliza cuadra con el banco.
- Más de una razón social. Consolidar dos empresas Aspel es un ejercicio mensual en Excel. En Business Central son dos compañías en un mismo tenant, con intercompañía y consolidación de serie.
- Stock que no se cree nadie. Varios almacenes, transferencias entre sucursales, lotes y caducidades: SAE lo lleva hasta cierto punto; Business Central lo lleva con ubicaciones, escaneo y trazabilidad completa.
- Producción. Listas de materiales, órdenes de producción, costo real por lote. Aspel no fue diseñado para eso.
- Reportes de dirección desde Excel. Si cada mes alguien monta el reporte exportando de SAE y COI, el sistema ya dejó de ser la fuente de verdad. La prueba de una frase.
- Usuarios concurrentes y rendimiento. Aspel es de escritorio; con 15-20 usuarios y varias sucursales, la base de datos empieza a ser el problema.
Qué migra y qué se archiva
| Migra | Se archiva |
|---|---|
| Catálogo de clientes con RFC, régimen fiscal, uso de CFDI y código postal | Facturas históricas (se conservan en Aspel en solo lectura o exportadas) |
| Catálogo de proveedores | Pólizas históricas de COI |
| Catálogo de productos con clave SAT y unidad SAT | Movimientos de inventario antiguos |
| Saldos de clientes y proveedores a la fecha de corte (facturas abiertas) | Cotizaciones y pedidos cerrados |
| Existencias por almacén a la fecha de corte | Historial de nómina (NOI sigue o se integra con proveedor de nómina) |
| Balanza de comprobación inicial |
Regla que evita duplicar el costo: migra lo que mueve el negocio, archiva lo demás. Migrar cinco años de facturas de SAE no aporta nada que no dé una consulta al respaldo.
El CFDI no se interrumpe
Es la pregunta que más preocupa, y la respuesta es simple: Business Central México trae la localización de Microsoft con CFDI 4.0, complemento de pago, Carta Porte y cancelación con motivo. Configuras tu PAC y tu Certificado de Sello Digital y timbras desde el primer día. Los UUID de facturas emitidas en Aspel se conservan en el archivo; las facturas abiertas que migran como saldo llevan su UUID original como referencia para los complementos de pago posteriores. Configuración paso a paso del CFDI.
Cómo se hace, en cinco fases
- Evaluación (gratuita, 5 días): módulos de Aspel en uso, catálogos y su calidad, personalizaciones, reportes que se hacen a mano.
- Diseño: procesos como deben ser en Business Central, no copiados de Aspel. Es el momento de eliminar pasos que existían solo porque SAE los exigía.
- Migración de catálogos y limpieza: duplicados de clientes (el mismo RFC con tres nombres), productos sin clave SAT, proveedores inactivos.
- Pruebas con tus documentos reales: tu cierre de mes, tu día de más ventas, tu timbrado en sandbox del PAC.
- Arranque en fecha de corte contable, con Aspel en solo lectura como respaldo el primer mes.
Cuánto cuesta
| Perfil | Proyecto (MXN, orientativo) | Plazo |
|---|---|---|
| Pequeña: 5-15 usuarios, una razón social, procesos estándar | 350.000 – 650.000 | 3-4 meses |
| Mediana: 15-50 usuarios, varias sucursales o razones sociales | 650.000 – 1.500.000 | 4-6 meses |
| Con producción, lotes e integraciones | 1.500.000+ | 6-9 meses |
Más licencias mensuales por usuario según lista de Microsoft para México (usuarios completos y usuarios de consulta a fracción del precio). El proyecto se divide en partes y cada parte se paga solo después de aceptarla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mantener NOI para la nómina? Sí. Business Central no incluye nómina mexicana; lo habitual es mantener el proveedor de nómina e integrarlo por póliza.
¿Y la contabilidad electrónica y la DIOT? Están en la localización de Microsoft: catálogo de cuentas y balanza en XML, y la DIOT desde movimientos de proveedores.
¿Cuánto tiempo puedo seguir consultando Aspel? Indefinidamente en solo lectura. Lo normal es un año, hasta que el histórico deja de consultarse.
¿Trabajan desde España para México? Sí, en español, con horario que solapa la mañana mexicana. La localización fiscal es la de Microsoft; el asesoramiento fiscal ante el SAT lo lleva tu contador. Cómo trabajamos en Latinoamérica.
¿Aspel se quedó corto? Evaluación gratuita, sin compromiso — en español, con respuesta en un día hábil.