Bramvia — Business Central Experts
Cómo controlar el stock en varios almacenes (y por qué Excel deja de servir)
Dos naves, una furgoneta y un Excel que nunca cuadra: el problema de stock multialmacén explicado, lo que necesita el sistema (ubicaciones, transferencias, lotes, inventario por almacén) y cómo lo resuelve un ERP como Business Central.
Respuesta corta: controlar el stock en varios almacenes exige tres cosas que una hoja de cálculo no puede dar: una sola fuente de verdad (cada movimiento —entrada, salida, traspaso— actualiza la existencia por almacén al instante), transferencias con dos pasos (lo que sale de A no está en B hasta que B lo recibe) y trazabilidad (quién movió qué, cuándo y en qué lote). Eso es exactamente lo que hace un ERP con gestión de almacenes: Business Central lo trae de serie —multialmacén, ubicaciones, lotes y series, inventarios por almacén— desde su plan básico (69,30 €/usuario/mes). Si buscas "un programa para controlar stock", lo que necesitas casi nunca es un programa de stock: es que el stock viva dentro del mismo sistema donde vendes y compras.
El problema real (que no es de stock)
La empresa típica que busca esto tiene dos o tres almacenes (una nave central, un punto de venta, una furgoneta de servicio) y un Excel maestro que alguien actualiza. Lo que pasa:
- Vendes lo que no tienes: el Excel decía que había, pero estaba en la otra nave — o ya se vendió ayer y nadie lo apuntó.
- Compras lo que ya tenías, porque el stock de la furgoneta no cuenta.
- El inventario anual descubre miles de euros de diferencia que nadie explica.
- "Marta sabe dónde está" — y Marta se va de vacaciones.
El fallo no es de disciplina: es estructural. Cuando el stock se registra aparte del pedido, el albarán y la factura, cada operación hay que anotarla dos veces. Y dos veces es una vez más de las que ocurren.
Qué debe hacer un sistema de stock multialmacén
Existencias por almacén, actualizadas por cada documento. El albarán de venta descuenta del almacén desde el que sale. La recepción de compra suma al que recibe. Sin apuntes manuales.
Transferencias con envío y recepción. Lo que sale de la nave central "en tránsito" no aparece en la tienda hasta que la tienda lo recibe. Así se ven las mercancías perdidas por el camino.
Ubicaciones dentro del almacén (estantería, pasillo, hueco) cuando la nave crece.
Lotes, caducidades y números de serie, por almacén, para alimentación, química, farmacia o componentes.
Inventario físico por almacén con recuento y ajuste documentado, no borrando y reescribiendo.
Disponibilidad al vender: el comercial ve en el pedido qué hay en cada almacén y cuándo llega lo pedido.
Reaprovisionamiento entre almacenes: mínimos por almacén que generan la orden de traspaso automáticamente.
Cómo lo hace Business Central
Todo lo anterior está en la funcionalidad estándar de Business Central, sin módulos extra:
- Almacenes ilimitados y ubicaciones (bins) opcionales por almacén.
- Pedidos de transferencia con envío y recepción, y stock en tránsito visible.
- Lotes, series y caducidades con trazabilidad completa y recall en un clic.
- Inventario físico por almacén con diarios de recuento (también desde móvil o pistola).
- Planificación por almacén: puntos de pedido y reaprovisionamiento entre naves.
- Disponibilidad por almacén en el pedido de venta y en la ficha del artículo.
- Y el reporting: las apps de Power BI incluidas traen rotación, roturas y valor de stock por almacén sin construir nada.
Para almacenes grandes con picking dirigido y muelles, se activa la gestión avanzada de almacén (también estándar) o se integra un WMS.
Cuánto cuesta resolverlo
Menos de lo que cuesta no resolverlo. Una empresa de 10-20 personas con dos almacenes se implanta desde ~8.000-15.000 € más licencias — y el personal de almacén usa licencias Team Members (6,90 €) o un puesto compartido Device. Ejemplo real para 10 personas aquí. Un solo descuadre de inventario anual suele superar la cuota de todo un año.
Preguntas frecuentes
¿Hay un programa de stock "sencillo" que valga? Sí, mientras vendas y compres en otro sitio y aceptes teclear dos veces. En cuanto el stock necesita hablar con pedidos y facturas, el programa sencillo se convierte en el Excel con otro nombre.
¿Sirve para una furgoneta de servicio técnico? Sí: la furgoneta es un almacén más, con su stock, sus transferencias y su consumo desde las órdenes de servicio.
¿Y si vengo de Holded o de un programa de facturación? Es la migración más rápida que existe: maestros exportados, saldos de stock a fecha de corte, y en 2-4 meses operas con almacenes reales.
¿Necesito lectores de códigos de barras? No para empezar. Cuando el volumen lo pida, Business Central se usa desde móvil o pistola en el almacén con el mismo sistema.
¿Cuántos almacenes tienes y qué Excel los sostiene hoy? Cuéntanoslo — evaluación gratuita y sin compromiso.