Bramvia — Business Central Experts
Si el PMS de cada hotel va por un lado y la contabilidad, las compras y la tesorería por otro: qué hace un ERP de back-office hotelero y una demo con tres hoteles.
Respuesta corta: un hotel ya tiene su PMS para reservas, recepción y facturas al huésped. Lo que suele faltar es el back-office. Hace falta que la producción de cada noche entre sola en contabilidad y que el economato controle lo que gasta la cocina. También hay que saber qué margen deja cada hotel y cómo irá la tesorería cuando llegue la temporada baja. Un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central se conecta al PMS de cada hotel y junta todo en un solo grupo. Pruébalo abajo con tres hoteles: Barcelona, Mallorca y Tenerife.
Señales de que el back-office del hotel se ha quedado corto
- Cada mañana alguien pasa el informe de cierre del PMS a contabilidad, a mano o con un Excel.
- Las facturas a agencias, turoperadores y empresas se hacen fuera del sistema, y lo pendiente de cobro se mira en una hoja aparte.
- La cocina pide al economato por teléfono o en papel, y el food cost se conoce a final de mes.
- Con varios hoteles, el resultado de cada uno se monta juntando exportaciones de programas distintos.
- La tesorería del invierno se calcula con intuición, no con las reservas y los vencimientos reales.
PMS y ERP: qué hace cada uno
| Tarea | PMS | ERP (Business Central) |
|---|---|---|
| Reservas, tarifas y canales de venta | Sí | No |
| Recepción, check-in y facturas al huésped | Sí | No |
| Registro de viajeros | Sí | No |
| Contabilidad, impuestos y cierre del mes | Envía la producción de cada día | Sí |
| Facturas a agencias y empresas, y su cobro | Envía las estancias | Sí |
| Compras, economato y food cost | No | Sí |
| Resultado por hotel y por departamento | Envía la ocupación | Sí |
| Tesorería y presupuesto | Envía las reservas futuras | Sí |
El PMS no se cambia: sigue siendo la herramienta de recepción. El ERP recibe lo que necesita el back-office y añade lo que el PMS no hace.
Qué pasa del PMS a Business Central cada noche
El cierre del día del PMS (la auditoría nocturna) genera un resumen con varias partes. Incluye los ingresos por código (alojamiento, desayunos, restaurante, bar, spa, parking), los impuestos y la tasa turística. También detalla cómo se ha cobrado: tarjeta, efectivo, tarjeta virtual de la OTA, agencias a crédito y huéspedes que pagarán al salir. Business Central lo recibe por API y, antes de contabilizar, comprueba cuatro cosas:
- Que cada código del PMS tiene su cuenta y su departamento. Si recepción crea un código nuevo, el cierre se para y avisa; el ingreso no acaba en una cuenta equivocada.
- Que cada agencia o empresa existe como cliente, para emitirle la factura y seguir su cobro.
- Que el cierre cuadra: los cargos del día son iguales a lo cobrado más lo pendiente.
- Que la tasa turística va a una cuenta a pagar y no se cuenta como ingreso.
El asiento lleva dos dimensiones, hotel y departamento. De ahí sale el resultado de cada hotel sin hojas de cálculo. En la demo, el cierre de Barcelona trae un código de spa nuevo sin cuenta y el de Mallorca una agencia que no existe como cliente: resuélvelos y contabiliza.
Economato, food cost y escandallos
- Pedido de cocina: la cocina pide al economato lo que necesita, calculado con los desayunos y los cubiertos que mandan el PMS y el TPV del restaurante.
- Consumo al momento: al servir el pedido, el coste se carga al departamento de alimentos y bebidas del hotel. El food cost se ve cada día, no a final de mes.
- Escandallos con el último precio: cada plato tiene su receta con las cantidades y el precio de compra más reciente. Si un proveedor sube, Business Central muestra qué platos se pasan del objetivo y a qué precio habría que venderlos.
- Reposición según la ocupación prevista: las cantidades a comprar salen de las reservas de la semana. Con varios hoteles, una central de compras puede agrupar los pedidos y negociar un solo precio.
En la demo, activa la subida del proveedor de pescado y mira cómo cambian el food cost del día y el escandallo del arroz de gambas.
Margen por hotel y por departamento
Los hoteles presentan la cuenta de resultados por departamentos: alojamiento, alimentos y bebidas, spa y otros, más los gastos que no se reparten (administración, comercial, mantenimiento y energía). Es el formato USALI. En Business Central sale de las dimensiones, así que cada hotel tiene su resultado sin trabajo extra, y el grupo también.
Los indicadores que conviene ver cada día son la ocupación, el ADR (precio medio por habitación vendida), el RevPAR (ingreso por habitación disponible) y el GOPPAR (resultado bruto de explotación por habitación disponible). Junto a ellos, el coste por habitación ocupada y las comisiones de cada canal. En la demo puedes simular que una de cada cuatro reservas de Booking y Expedia pasa a tu web y ver cuánto se ahorra en comisiones al año.
Tesorería con temporadas
Un hotel de costa que cierra en invierno sigue pagando alquiler, seguros, mantenimiento y personal fijo. Además, reabre con nóminas y compras antes de que lleguen los cobros. La previsión de tesorería junta las reservas futuras, los pedidos a proveedores, las nóminas y los vencimientos de impuestos para ver con meses de antelación cuándo hará falta financiación.
En un grupo, los hoteles se compensan entre sí: el de ciudad y el de temporada de invierno cubren los meses en que el de verano está cerrado. En la demo, el hotel de Mallorca por sí solo necesitaría una póliza de crédito en primavera; dentro del grupo, no. Para el detalle semana a semana, mira la previsión de tesorería a 13 semanas.
Grupos hoteleros: cada hotel, su empresa
Lo habitual es una empresa de Business Central por cada sociedad y una dimensión por hotel. Proveedores, artículos y agencias se comparten, para no darlos de alta varias veces, y la consolidación del grupo se hace sin exportar a Excel. Lo explicamos en ERP para grupos de empresas.
Cómo se monta: dos opciones
| Opción | Para quién | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
| Mantener tu PMS (Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds u otro) e integrarlo con Business Central | Hoteles y grupos con un PMS que funciona bien | Se integran el cierre diario, las agencias y empresas, y el TPV de restaurante y bar |
| PMS dentro de Business Central (LS Central for hotels) | Resorts con mucha restauración, tiendas y actividades | Un solo sistema para todo, pero implica cambiar de PMS |
La mayoría de los PMS actuales tienen API. Si el tuyo solo exporta ficheros, también se puede automatizar la carga. Para el restaurante y el bar, mira ERP con TPV.
Impuestos y obligaciones en España
- IVA: el alojamiento y la restauración tributan al 10 %. Otros servicios del hotel, como el spa o el parking, pueden ir a otro tipo: el ERP lleva un grupo de impuestos por cada servicio.
- Canarias: no hay IVA, sino IGIC. El alojamiento hotelero tributa al tipo general del 7 %. El tipo de cada servicio, restauración incluida, conviene confirmarlo con el asesor. La empresa del hotel canario tiene su propia configuración de impuestos.
- Tasa turística: Cataluña y Baleares la cobran desde hace años, y cada vez más destinos se suman, entre ellos ciudades gallegas y el País Vasco. No es un ingreso del hotel: se cobra al huésped, va a una cuenta a pagar y se liquida a la administración.
- Verifactu: las facturas al huésped las emite el PMS (y los tickets, el TPV), así que ese software es el que debe cumplir. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos; las empresas en el SII quedan fuera. Más en Verifactu y Business Central.
- Registro de viajeros: lo hace el PMS; el ERP no lo necesita.
Hoteles en México
En México, el hospedaje paga IVA del 16 % y el impuesto sobre hospedaje (ISH) de cada estado. Por ejemplo, Quintana Roo aplica un 5 % y la Ciudad de México un 3,5 % en hoteles. El ISH, igual que la tasa turística en España, va a una cuenta por pagar. Las facturas a huéspedes y agencias se emiten como CFDI; lo explicamos en CFDI 4.0 en Business Central. En la demo puedes cambiar a México: Cancún, Ciudad de México y Playa del Carmen. Más sobre cómo trabajamos allí en Business Central en México.
Preguntas frecuentes
¿Business Central sustituye al PMS? No. El PMS sigue con reservas, recepción y facturas al huésped, y Business Central lleva el back-office. La excepción es LS Central for hotels, un PMS construido sobre Business Central.
¿Qué PMS se pueden conectar? Cualquiera que entregue el cierre diario por API o por fichero. La mayoría de los PMS actuales tienen API.
¿Cada hotel es una empresa distinta en Business Central? Depende de la estructura societaria. Lo habitual es una empresa por sociedad y una dimensión por hotel, con proveedores, artículos y agencias compartidos y la consolidación del grupo automática.
¿Se puede saber el food cost de cada hotel cada día? Sí. Si la cocina pide al economato desde el sistema, el consumo se carga al departamento de alimentos y bebidas de su hotel y se compara con las ventas del día.
¿Cómo se contabiliza la tasa turística? Como una cuenta a pagar a la administración, separada de los ingresos. El PMS la cobra al huésped y Business Central la acumula hasta la liquidación.
¿Sirve para un hotel independiente? Sí. Con un solo hotel se ganan el cierre diario automático, el economato y la previsión de tesorería; la consolidación solo hace falta cuando hay varios.
Relacionado: ERP con TPV, ERP para grupos de empresas y software de gestión empresarial: tipos y precio.
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