Bramvia — Business Central Experts
Lo que exige un distribuidor de bebidas de su ERP —trazabilidad por lote y caducidad, envases y cascos retornables, rutas de reparto, precios por canal, impuestos especiales— y cómo lo resuelve Business Central. Con el DeCA electrónico obligatorio en octubre.
Respuesta corta: un distribuidor de bebidas necesita de su ERP cinco cosas que un sistema genérico no da bien: trazabilidad por lote y caducidad (con salida FEFO, no FIFO), gestión de envases y cascos retornables (botellas, cajas, barriles y palés que van y vuelven con saldo por cliente), rutas de reparto con albaranes agrupados y cobro en ruta, precios por canal (hostelería, retail, gran cuenta, con promociones y rappels) e impuestos especiales sobre el alcohol. Business Central cubre la base en su plan Essentials (69,30 €/usuario/mes): lotes, caducidades, multialmacén, precios por cliente y grupo, planificación; y lo específico del sector —retornables, ruta, impuestos especiales— se resuelve con configuración, apps del ecosistema o extensiones acotadas. Y desde el 5 de octubre, cada camión que sale con bebida necesita el DeCA electrónico: lo generamos desde el albarán. Aplica igual a distribuidoras de bebidas en México, con la facturación CFDI y la Carta Porte en lugar del SII y el DeCA españoles.
El día a día de un distribuidor de bebidas
- Cientos de referencias con lote y caducidad, en varios almacenes y en camiones. Vender el lote más antiguo primero no es opcional: es la diferencia entre rotación y merma.
- Envases que van y vuelven. Cada entrega deja cascos, cajas y barriles en el cliente; cada recogida los devuelve. Si no hay saldo por cliente, los envases desaparecen — y valen dinero.
- Rutas diarias con decenas de paradas, albaranes agrupados por ruta y conductor, cobro en efectivo o a cuenta, e incidencias de entrega (rechazos, roturas, cambios).
- Precios que dependen del canal: la misma referencia a hostelería, a tiendas, a un grupo de compras y a una gran cuenta, con promociones estacionales y rappels a fin de año.
- Impuestos especiales sobre alcohol y, según el producto, azúcar o envases — con obligaciones documentales propias.
- Margen estrecho y estacional: verano, Navidad, eventos. En la costa —Alicante, Málaga, Baleares— el verano multiplica los pedidos de hostelería. El stock se planifica contra un calendario, no contra un promedio.
Lo que exige el ERP, y cómo lo hace Business Central
| Necesidad | Cómo se resuelve |
|---|---|
| Lotes, caducidades, FEFO | Seguimiento de lotes del estándar con fecha de caducidad y política de salida por caducidad en picking |
| Envases retornables | Artículos de envase con saldo por cliente: entregas y recogidas registradas en cada albarán; extensión acotada o app del ecosistema para el extracto de envases |
| Rutas de reparto | Agrupación de albaranes por ruta y conductor, orden de entrega, DeCA electrónico con QR generado al registrar; integración con apps de reparto en móvil por API |
| Cobro en ruta | Registro de cobros contra facturas desde la ruta; conciliación en Cartera |
| Precios por canal | Listas de precios y descuentos por cliente, grupo y campaña, con vigencias — estándar |
| Impuestos especiales | Configuración fiscal de impuestos por artículo; BC29 añade varios impuestos especiales por artículo (novedades) |
| Estacionalidad | Planificación con previsión por periodo y puntos de pedido por almacén |
| Márgenes por cliente y canal | Power BI incluido: margen real después de rappels, devoluciones y roturas |
| Pedidos que llegan por email/WhatsApp | Agente de Pedidos de Venta: interpreta el pedido y lo propone para tu confirmación |
Los tres puntos donde se pierde dinero (y el ERP lo tapa)
1. Los envases. Un distribuidor mediano puede tener decenas de miles de euros en cascos y barriles repartidos por sus clientes. Sin saldo por cliente en el sistema, nadie los reclama. Con él, el extracto de envases sale con la factura.
2. El margen por canal. El precio a hostelería parece bueno hasta que se restan la promoción de verano, el rappel y las roturas. Con el margen real en el cuadro de mando, la negociación cambia.
3. La merma por caducidad. FEFO en el picking y alertas de lotes próximos a caducar: menos producto tirado, menos abonos.
Cumplimiento con fecha
- DeCA electrónico desde el 5 de octubre de 2026: todo transporte de mercancía por carretera con documento de control en PDF con QR y descarga directa. El distribuidor de bebidas es cargador y muchas veces transportista: le afecta por los dos lados. Nuestra app lo genera desde el albarán.
- Verifactu en 2027 y la factura electrónica B2B, en el mismo horizonte.
De dónde vienen los distribuidores de bebidas que migran
De programas de facturación y Holded cuando aparecen los lotes y los envases, de Sage o a3 cuando el almacén y las rutas se complican, y de NAV antiguos con años de personalizaciones de ruta. Para un distribuidor de 15-50 usuarios: 15.000-45.000 € de proyecto, 3-6 meses. El mayor retorno: envases recuperados, merma reducida y margen visible por canal.
Qué trae de serie y qué necesita una extensión
| Necesidad | Business Central |
|---|---|
| Lotes, caducidades y preparación por fecha de caducidad | De serie |
| Varios almacenes y ubicaciones | De serie |
| Tarifas y descuentos por cliente y canal (HORECA, alimentación) | De serie |
| Límites de crédito y cobro | De serie — gestión de cobros |
| Envases retornables y depósitos | Extensión |
| Impuestos especiales sobre el alcohol | Extensión |
| Rutas de reparto y autoventa | Extensión o app de AppSource |
| DeCA en cada envío por carretera | Nuestra app |
Y los dos análisis que cambian el margen de un distribuidor de bebidas: rentabilidad real por cliente —las entregas pequeñas y frecuentes a HORECA la cambian por completo— y stock muerto, sobre todo en referencias de temporada.
Preguntas frecuentes
¿Business Central tiene módulo de bebidas? No de serie. Tiene lotes, caducidades, multialmacén, precios por canal y planificación; envases retornables, ruta y cobro en ruta se resuelven con configuración, apps del ecosistema o una extensión acotada — lo evaluamos con tus flujos reales.
¿Y los envases retornables? Se modelan como artículos de envase con saldo por cliente, registrados en cada entrega y recogida. El extracto de envases por cliente sale del sistema, no de una libreta.
¿Sirve para hostelería y retail a la vez? Sí: listas de precios por grupo de cliente y canal, con promociones y rappels, en el mismo sistema.
¿Cómo se gestiona el DeCA en cada ruta? Al registrar el albarán se genera el PDF con QR y URL directa; el conductor lo lleva en el móvil o impreso. Guía normativa completa.
Si además envasas producto propio, necesitas los datos de envase que exigen el PPWR y el impuesto al plástico. Y el modelo de envases retornables con saldo por cliente es el mismo que usan los almacenes hortofrutícolas con sus cajas y palés.
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